Pohjanmaan Expo Oy:n Uutiskirjeen tilaajarekisterin rekisteriseloste
Laatimispäivä 16.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjanmaan Expo Oy (y-tunnus 0702385-4).
Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:
Sari Ojala, tapahtumakoordinaattori
Pohjanmaan Expo Oy
Vaasanpuistikko 12
65100 Vaasa
info@pohjanmaanexpo.fi
2. Rekisterin nimi
Pohjanmaan Expo Oy:n uutiskirjeen tilaajarekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden tilaajille suunnatussa viestinnässä, kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse eikä luovuta tietoja ulkopuoliselle.
4. Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
(a) rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn;
(b) oikeutetun edun toteuttaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
(a) henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
(b) henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyn henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään rekisteröidyn tekemän uutiskirjeen tilauksen yhteydessä sekä rekisteröidyn osallistumisesta rekisterinpitäjän järjestämiin tuotearvontoihin, edellyttäen, että rekisteröity hyväksyy tietojen käytön markkinointitarkoituksiin.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on rekisterinpitäjän uutiskirjeen tilaaja.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti tietosuojapolitiikkansa ja sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8. Henkilötietojen vastaanottajat (Vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansille osapuolille.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimella, johon on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän omilla työntekijöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
(a) Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Mikäli kyseisissä henkilötiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot.
(b) Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.
(c) Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin. Reksiterinpitäjä ei myy tai luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.
(d) Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot, jos kyseiset henkilötiedot eivät ole tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävien kannalta. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön, jonka jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle miksi kyseisiä henkilötietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulla ja oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä, kunnes asia on ratkaistu.
(e) Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä.
Kohtien a) – d) mukaisten rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pohjanmaan Expo Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pohjanmaan Expo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Pohjanmaan Expo Oy:n näytteilleasettajarekisterin rekisteriseloste
Laatimispäivä 16.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjanmaan Expo Oy (y-tunnus 0702385-4)
Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:
Sari Ojala, Tapahtumakoordinaattori
Pohjanmaan Expo Oy
Vaasanpuistikko 12
65100 Vaasa
puh. 06 318 5100
info@pohjanmaanexpo.fi
2. Rekisterin nimi
Pohjanmaan Expo Oy:n näytteilleasettajarekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt.
4. Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
(a) rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn;
(b) osapuolten välinen sopimus;
(c) oikeutetun edun toteuttaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
(a) henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, yrityksen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiakasnumero.
(b) tiedot henkilön tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta;
(c) henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä rekisteröidyltä itseltä ja asiakassuhteen aikana rekisteröidyn rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla markkinointikampanjoilla. Mahdollinen suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseen tarvitsemme tietoja, on voimassa. Lisäksi joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti tietosuojapolitiikkansa ja sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8. Henkilötietojen vastaanottajat (Vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Järjestäjällä on oikeus, sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen, luovuttaa näytteilleasettajan ja/tai heidän edustajiensa
yhteystiedot tapahtuman järjestämiseen kiinteästi osallistuville tahoille, kuten toimeksiantajat, alihankkijat ja mediakumppanit sekä
käsitellä ja käyttää yhteystietoja Tampereen Messut -konsernin myynnissä ja markkinoinnissa. Näytteilleasettaja vastaa järjestäjältä
vastaanottamiensa henkilötietojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta käsittelystä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
(a) Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Mikäli kyseisissä henkilötiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot.
(b) Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.
(c) Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin. Reksiterinpitäjä ei myy tai luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.
(d) Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot, jos kyseiset henkilötiedot eivät ole tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävien kannalta. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön, jonka jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle miksi kyseisiä henkilötietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulla ja oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä, kunnes asia on ratkaistu.
(e) Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä.
Kohtien a) – d) mukaisten rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pohjanmaan Expo Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pohjanmaan Expo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.