Tietosuojaseloste

Uutiskirjerekisteri
Näytteilleasettajarekisteri
Kävijärekisteri

Pohjanmaan Expo Oy:n Uutiskirjeen tilaajarekisterin rekisteriseloste

Laatimispäivä 16.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjanmaan Expo Oy (y-tunnus 0702385-4).

Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:

Hanna Nyholm, projektivastaava

Pohjanmaan Expo Oy
Vaasanpuistikko 15 B 36
65100 Vaasa
puh. 06 318 5100
info@pohjanmaanexpo.fi

2. Rekisterin nIimi

Pohjanmaan Expo Oy:n uutiskirjeen tilaajarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden tilaajille suunnatussa viestinnässä, kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Uutiskirjeen tilaajalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse eikä luovuta tietoja ulkopuoliselle.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a)            rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn;
(b)            oikeutetun edun toteuttaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

(a)            henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
(b)            henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään rekisteröidyn tekemän uutiskirjeen tilauksen yhteydessä sekä rekisteröidyn osallistumisesta rekisterinpitäjän järjestämiin tuotearvontoihin, edellyttäen, että rekisteröity hyväksyy tietojen käytön markkinointitarkoituksiin.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on rekisterinpitäjän uutiskirjeen tilaaja.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti tietosuojapolitiikkansa ja sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat (Vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansille osapuolille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimella, johon on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän omilla työntekijöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a)            Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Mikäli kyseisissä henkilötiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot.

(b)            Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

(c)            Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin. Reksiterinpitäjä ei myy tai luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.

(d)            Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot, jos kyseiset henkilötiedot eivät ole tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävien kannalta. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön, jonka jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle miksi kyseisiä henkilötietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulla ja oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä, kunnes asia on ratkaistu.

(e)            Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä.

Kohtien a) – d) mukaisten rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pohjanmaan Expo Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pohjanmaan Expo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.


 

 

Pohjanmaan Expo Oy:n näytteilleasettajarekisterin rekisteriseloste

Laatimispäivä 16.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjanmaan Expo Oy (y-tunnus 0702385-4)

Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:

Hanna Nyholm, projektivastaava

Pohjanmaan Expo Oy
Vaasanpuistikko 15 B 36
65100 Vaasa
puh. 06 318 5100
info@pohjanmaanexpo.fi

2. Rekisterin nimi

Pohjanmaan Expo Oy:n näytteilleasettajarekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Rekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a)            rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn;
(b)            osapuolten välinen sopimus;
(c)            oikeutetun edun toteuttaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

(a)            henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, yrityksen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiakasnumero.
(b)            tiedot henkilön tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta;
(c)            henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä rekisteröidyltä itseltä ja asiakassuhteen aikana rekisteröidyn rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla markkinointikampanjoilla. Mahdollinen suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseen tarvitsemme tietoja, on voimassa. Lisäksi joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti tietosuojapolitiikkansa ja sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat (Vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansille osapuolille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a)            Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Mikäli kyseisissä henkilötiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot.

(b)            Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

(c)            Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin. Reksiterinpitäjä ei myy tai luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.

(d)            Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot, jos kyseiset henkilötiedot eivät ole tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävien kannalta. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön, jonka jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle miksi kyseisiä henkilötietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulla ja oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä, kunnes asia on ratkaistu.

(e)            Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä.


Kohtien a) – d) mukaisten rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pohjanmaan Expo Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pohjanmaan Expo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.


 

 

Pohjanmaan Expo Oy:n kävijärekisterin rekisteriseloste

Laatimispäivä 16.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Pohjanmaan Expo Oy (y-tunnus 0702385-4)

Rekisteriasioissa yhteyshenkilönä toimii:

Hanna Nyholm, projektivastaava

Pohjanmaan Expo Oy
Vaasanpuistikko 15 B 36
65100 Vaasa
puh. 06 318 5100
info@pohjanmaanexpo.fi

2. Rekisterin nimi

Pohjanmaan Expo Oy:n kävijärekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietoja säilytetään rekisteröidyn tapahtumasisäänpääsyn mahdollistamiseksi sekä tulevien vastaavan kaltaisten tapahtumien kävijämarkkinoinnin suorittamiseksi. Mikäli rekisteröity pyytää tietojensa poistamista ennen tapahtumaa, johon hän on rekisteröitynyt, myös tapahtumaan ilmoittautuminen raukeaa.  

Kävijärekisterin henkilötiedot kerätään rekisterinpitäjän järjestämän tapahtuman kävijän antamista tiedoista kävijärekisteröinnin yhteydessä. Rekisterin tietoja käytetään tapahtuman kävijämarkkinointiin, kävijälaskentaan ja kävijätutkimusten tekemiseen. Rekisterin henkilötietoja voidaan käyttää kävijäprofilointiin, sähköiseen suoramarkkinointiin sekä markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen myös tulevissa vastaavan kaltaisissa tapahtumissa.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a)            rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn;
(b)            oikeutetun edun toteuttaminen. 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

(a)            henkilön perustiedot ja yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero;

(b)            henkilön muut kuin yllä mainitut tapahtumakohtaisesti annetut profilointitiedot;

(c)            tapahtumakohtaiset aikaleimat;

(d)            henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään kun rekisteröity rekisteröityy rekisterinpitäjän tapahtuman kävijäksi.

Rekisteröity antaa suostumuksensa henkilötietojen keräämiseen ja säilyttämiseen rekisteröinnin yhteydessä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti tietosuojapolitiikkansa ja sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat (Vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän alihankkijoille. Rekisterinpitäjä voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Mikäli rekisterinpitäjän järjestämän tapahtuman näytteilleasettaja on lukenut kävijän tiedot rintamerkistä omalla osastollaan, luovutamme rekisteröintitiedot näytteilleasettajalle näiden kävijäluentojen perusteella. Tiedot voidaan myös luovuttaa näytteilleasettajalle, mikäli rekisteröity on rekisteröitynyt messuille kyseisen näytteilleasettajan lähettämän kutsun kautta.

Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille rekisterinpitäjällä olevien lakiin tai määräyksiin perustuvien velvoitteiden toteuttamiseksi tai viranomaisten lakiin perustuvien luovutuspyyntöjen mukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät ja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yrityksien työntekijät. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a)            Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Mikäli kyseisissä henkilötiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään tiedot.

(b)            Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä mikäli rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

(c)            Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin. Reksiterinpitäjä ei myy tai luovuta henkilötietoja muille tahoille suoramarkkinointia varten.

(d)            Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötiedot, jos kyseiset henkilötiedot eivät ole tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävien kannalta. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön, jonka jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisteröidylle miksi kyseisiä henkilötietoja ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulla ja oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä, kunnes asia on ratkaistu.

(e)            Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkoneen voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyssä.


Kohtien a) – d) mukaisten rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pohjanmaan Expo Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pohjanmaan Expo Oy suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.